Folyamatfejleszés

A folyamatok fejlesztése egyben szervezetfejlesztési projekt is. Ha jók a folyamatok, akkor könnyebb a munka kevesebb a veszteség és kevesebb a szervezeten belüli konfliktus. A folyamatok fejlesztése a folyamatban résztvevők érdeke kell, hogy legyen. Ezért a folyamatok fejlesztését mi a tanácsadási projektjeink során mindig az érintettek bevonásával, csapatmunkában végezzük.

További információk a szervezetfejlesztési megközelítésünkről

Mint bármely változással kapcsolatban, a folyamatok fejlesztésével kapcsolatban is az elején fel kell készülni bizonyos mértékű bizalmatlanságra és ellenállásra. A folyamatok felmérése, elemzése, a meglévő munkájuk mellett többlet terhet ró a folyamatban résztvevőkre, és kialakulhat egy félelem, hogy a folyamatok megváltoztatásával bizonyos szereplők hátrányosabb helyzetbe kerülhetnek. Ezért fontos, hogy a folyamatfejlesztési projektek elején megfelelően kommunikáljunk, tudatosítsuk a kényszert a változásra, biztosítsuk a felső vezetés aktív részvételét és elkötelezett támogatását és olyan problémák megoldására koncentráljunk, amelyek a folyamat lényeges érintettjei számára fontosak, ezért a fejlesztési fókuszok meghatározásánál célszerű egy stakeholder elemzést és egy változási erőtér elemzést csinálni.

A folyamatok fejlesztésének egyik eredményes megközelítése a 7 lépéses folyamatfejlesztés. Ahol először feltérképezzük a vállalat főbb folyamatai és elkészítjük a folyamatok listáját. A folyamatok listájából a folyamatminősítés és a folyamatprioritás mátrix módszerével kiválasztjuk azokat a kulcs folyamatokat, amelyek fejlesztésére koncentrálunk. Az érintettek bevonásával felmérjük és dokumentáljuk a folyamatokat. A folyamatokhoz mutatószámokat határozunk meg, mérjük a folyamatokat. Azonosítjuk a fejlesztési lehetőségeket (veszteségek, hibalehetőségek, szakadások, szabályozási hiányosságok). Fejlesztési intézkedéseket fogalmazunk meg, bevezetjük a változásokat és módosított folyamatokat. Nyomon követjük a intézkedések megvalósulását és eredményeit, ha szükséges helyesbítő intézkedéseket hozunk. Végül, ha a fejlesztett folyamat eredményei megfelelőek, szabványosítjuk (leszabályozzuk) a kialakított új folyamatot és megoldást és oktatjuk rá a folyamatban résztvevőket.

A folyamatok fejlesztésénél igen hasznos eszköznek bizonyul a Benchmarking, aminek két helyen vehetjük igen nagy hasznát:

• rögtön a projekt elején a fejlesztési fókusz meghatározásánál (ugyanis a teljesítmény benchmarking során másokkal összemérve a teljesítményünket, rámutathatunk azokra a területekre és folyamatokra, amik fejlesztésére célszerű összpontosítani
• illetve az elemzési fázisban, ahol egy folyamat benchmarking keretében olyan máshol a gyakorlatban is működő megoldásokat ismerhetünk meg, amelyek megfelelő adaptálásával fejleszthetjük a saját folyamatainkat.